Deze privacyverklaring heeft betrekking op de gegevensverwerking van uw persoonsgegevens bij de dienstverlening van Microconsult/Mentorplus.
Microconsult/Mentorplus respecteert de privacy van haar cliënten en gaat vertrouwelijk om met uw persoonlijke informatie en verwerking hiervan.
In deze privacyverklaring vindt u terug welke persoonsgegevens wij verwerken en wat wij met deze persoonsgegevens doen. De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) geeft algemene regels voor een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. Deze wet is ook van toepassing op cliëntgegevens binnen de jeugdzorg. Extra zorgvuldigheid is geboden bij de omgang met bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens en strafrechtelijke gegevens.
Binnen de jeugdzorg gelden eveneens regels over cliëntgegevens en geheimhouding uit de Wet op de jeugdzorg.
Begrip cliënt
Onder een ‘cliënt’ verstaan we de volwassen zorgvrager of de jeugdige en zijn/haar ouders of wettelijke verzorgers.
Gebruik van onze diensten
Wanneer u zich aanmeldt voor de diensten van Microconsult/Mentorplus, vragen wij u om persoonsgegevens te verstrekken. Deze gegevens worden opgeslagen in ons cliëntensysteem en worden gebruikt om onze diensten aan u te kunnen leveren.
Uw persoonsgegevens worden alleen gebruikt door Microconsult/Mentorplus. Wij verstrekken uw persoonsgegevens niet aan derden zonder uw toestemming, tenzij wij daartoe verplicht zijn op basis van de wet of een rechterlijke uitspraak of als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst tussen u en Microconsult/Mentorplus.
De persoonsgegevens
Wij verzamelen de volgende gegevens
Bij eerste contact:
Volledige naam (kind) Geboortedatum (kind) Adresgegevens Telefoonnummers (ouders) Mailadres (ouders) Naam school Reden van aanmelding
Voorafgaande aan het onderzoek/de begeleiding:
BSN van de cliënt
Naam huisarts
Naam zorgverzekeraar
Gezondheid en ontwikkeling van de cliënt
Kenmerken gedrag en opvoeding
Schoolgeschiedenis (incl. informatie vanuit school door ouders/cliënt zelf aangeleverd) Gezinsgegevens (geboortedata gezinsleden, beroepen/opleiding)
Tijdens onderzoek/begeleiding:
Psychodiagnostische informatie met betrekking op de vraagstelling/problematiek
Observatie van de cliënt
Behandelplannen
Informatie vanuit derden, uiteraard na toestemming van (ouders van) de cliënt
Persoonlijke aantekeningen van de onderzoeker/begeleider dienen enkel ter ondersteuning en behoren niet tot het dossier. Bij de overdracht van een dossier, bekijkt de onderzoeker/begeleider welke aantekeningen daadwerkelijk behoren tot het dossier.
De AVG-grondslagen
Voor de zorgaanbieders die onder de Wet op de jeugdzorg vallen en voor de Bureaus Jeugdzorg gelden de privacyregels uit de Wet op de jeugdzorg. Deze wet geeft o.a. voorschriften over dossiervorming, inzagerecht en geheimhoudingsplicht. In de beroepscode van NIP en NVO worden de regels eveneens vermeld. Onze psychologen/orthopedagogen werken alle conform de betreffende beroepscode en daarbij geldende regels.
Gegevensverwerking
Uw persoonsgegevens en de daarmee gepaard gaande privacy worden met de grootst mogelijke zorgzaamheid verzameld, verwerkt en bewaard.
Uw persoonsgegevens worden door ons verwerkt voor het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten ter zake van dienstverlening. Als u een contact- of aanmeldformulier op de website invult, of ons een e-mail stuurt, worden de gegevens die u ons toestuurt bewaard zolang als naar de aard van het formulier of de inhoud van uw e-mail nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan.
De bewaartermijnen
Microconsult/Mentorplus voldoet aan de bewaartermijnen die gesteld worden voor de jeugd ggz. Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de dienstverlening. De officiële bewaartermijn voor een ggz dossier bedraagt 15 jaar.
Het register van verwerkingsactiviteiten
Microconsult/Mentorplus heeft een register van verwerkingsactiviteiten opgesteld.
De beveiligingsmaatregelen
Microconsult/Mentorplus heeft diverse beveiligingsmaatregelen genomen ter bescherming van uw persoonsgegevens. Zo maken wij onder andere gebruik van beveiligde computers en software voor de opslag van digitale gegevens. Het digitaal uitwisselen van gegevens gebeurt enkel met behulp van beveiligde communicatiemiddelen en/of versleutelde documenten. Ons bedrijfspand is beveiligd dmv een alarmsysteem.
Geheimhouding
De onderzoeker/begeleider geeft geen informatie aan derden over de cliënt zonder zijn uitdrukkelijke toestemming. Is de cliënt nog geen 12 jaar, dan moeten de ouders die gezag over hem uitoefenen namens hem toestemming geven. Een cliënt vanaf 12 jaar geeft zelf toestemming, tenzij hij ‘niet in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake’. In dat geval moeten deouders met gezag toestemming geven. Een cliënt kan alleen toestemming voor het verstrekken van informatie geven als hij voldoende is geïnformeerd door de onderzoeker/begeleider. De cliënt kan mondeling of schriftelijk toestemming geven. In het geval van mondelinge toestemming, zal de onderzoeker/begeleider dit noteren in het dossier.
Microconsult/Mentorplus werkt met een klein team onderzoekers/begeleiders. Intercollegiaal overleg zien wij als een waarborg voor goede kwaliteit van de dienstverlening. In veel gevallen zijn er dus meerdere orthopedagogen/psychologen op de hoogte van het dossier van een cliënt. De cliënt geeft op voorhand schriftelijke toestemming voor het intern overleggen van dossierinformatie.
Uitzonderingen geheimhouding
1. Wettelijke plicht
Als er een wettelijke plicht bestaat om gegevens te verstrekken geldt de geheimhoudingsplicht niet. Denk hierbij aan informatie aan de kinderrechter, de Raad voor de Kinderbescherming of Inspectie Jeugdzorg.
2. Ouders van jeugdigen tot 16 jaar
In principe delen ouders met gezag in het geheim. Een onderzoeker/begeleider mag dus met de gezaghebbende ouders/vertegenwoordigers over hun kind en over de hulpverlening spreken. De onderzoeker/begeleider geeft geen (of niet alle) informatie als informatieverstrekking het belang van de jeugdige kan schaden.
3. Ouders van jeugdigen vanaf 16 jaar
Bij een cliënt vanaf 16 jaar geldt de geheimhoudingsplicht ook tegenover de ouders. De onderzoeker/begeleider mag de ouders alleen informeren met toestemming van de jeugdige. Een uitzondering geldt voor een jeugdige die ‘niet in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake’.
Uw rechten
Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:
Recht op inzage/afgifte
De cliënt heeft recht op inzage in/afgifte van zijn dossier. Is de cliënt nog geen 12 jaar oud, dan oefenen de ouders die het gezag over hun kind hebben het inzagerecht voor hun kind uit. Enkel ouders met gezag oefenen het inzagerecht uit. Is de cliënt tussen de 12 en 16 jaar oud, dan hebben de ouders met gezag en de jeugdige beiden inzagerecht. Is de jeugdige 16 jaar of ouder, dan oefent alleen hij zelf het inzagerecht uit. Bij een jeugdige vanaf 16 jaar is inzage door de ouders alleen mogelijk op basis van toestemming van de jeugdige.
De persoonlijke aantekeningen van de onderzoeker/begeleider behoren niet tot het dossier en zijn dus niet ter inzage. Inzage kan worden geweigerd voor zover de privacy van een derde wordt geschaad.
Inzage in of afschrift van het dossier wordt aan de cliënt geweigerd, indien deze:
a. jonger is dan twaalf jaar, of
b. de leeftijd van twaalf jaar heeft bereikt en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake.
Recht op dataportabiliteit
Een cliënt heeft het recht om de persoonsgegevens te ontvangen die Microconsult/Mentorplus van hen heeft. Zo kunnen zij hun gegevens bijvoorbeeld gemakkelijk doorgeven aan een andere leverancier van dezelfde soort dienst. Tevens kunnen cliënten vragen om gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere organisatie. Het betreft hier enkel digitale gegevens.
Recht op rectificatie en aanvulling
Een cliënt heeft het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten wijzigen of aan te vullen. Wanneer de persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor die zijn verwerkt, onjuist zijn, is Microconsult/Mentorplus verplicht om alle redelijke maatregelen te nemen om die gegevens te rectificeren of aan te vullen. Wanneer de onjuiste of onvolledige persoonsgegevens aan derde partijen zijn verstrekt, worden de aangepaste of aangevulde gegevens ook aan deze organisaties doorgegeven.
Recht op beperking van verwerking
Het recht op beperking van de verwerking geldt in situaties die voldoen aan een van de volgende criteria:
- Gegevens zijn mogelijk onjuist
Onjuiste persoonsgegevens mogen niet gebruikt worden zolang Microconsult/Mentorplus nog niet heeft gecontroleerd of de gegevens wel kloppen.
- De verwerking is onrechtmatig
Microconsult/Mentorplus mag bepaalde gegevens niet verwerken, maar de cliënt wil niet dat de gegevens gewist worden. Bijvoorbeeld omdat hij de gegevens later nog wil opvragen.
- Gegevens zijn niet meer nodig
Microconsult/Mentorplus heeft de persoonsgegevens niet meer nodig voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, maar de cliënt heeft de persoonsgegevens nog wel nodig voor een rechtsvordering. Bijvoorbeeld een juridische procedure waarbij hij betrokken is.
- Betrokkene maakt bezwaar
Maakt iemand bezwaar tegen het verwerken van zijn persoonsgegevens? Dan moet Microconsult/Mentorplus stoppen met deze gegevens te verwerken. Tenzij Microconsult/Mentorplus dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aanvoert die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de cliënt.
Heeft Microconsult/Mentorplus de betreffende persoonsgegevens aan andere partijen verstrekt? Dan laat Microconsult/Mentorplus deze organisaties weten dat het gebruik van deze gegevens is beperkt. En dat zij dat dus ook moeten doen.
Recht van bezwaar
Een cliënt heeft het recht om bezwaar te maken tegen het verwerken van zijn persoonsgegevens. Wanneer een cliënt bezwaar maakt tegen het verwerken van zijn persoonsgegevens moet Microconsult/Mentorplus stoppen met deze gegevens te verwerken.
Tenzij Microconsult/Mentorplus dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aanvoert die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene. Of die te maken hebben met een rechtsvordering.
Vernietigingsrecht (recht op vergetelheid)
Een cliënt (of als hij nog geen 12 jaar oud is, zijn ouder die gezag over hem uitoefent) heeft
het recht om te verzoeken om de vernietiging van (een deel van) zijn dossier. Vernietiging kan worden geweigerd als het bewaren van de gegevens van ‘aanmerkelijk belang is voor een ander dan de jeugdige’. Daarnaast moet vernietiging worden geweigerd als deze vernietiging in strijd is met de wet.
Recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering
Sommige organisaties nemen een besluit op basis van automatisch verwerkte gegevens. Dit gebeurt bijvoorbeeld bij profilering. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geeft mensen recht op een menselijke blik bij besluiten die over hen gaan.
Voorbeelden zijn de automatische weigering van een online ingediende kredietaanvraag of verwerking van sollicitaties via internet zonder menselijke tussenkomst.
Voor de dienstverlening van Microconsult/Mentorplus wordt geen gebruik gemaakt van geautomatiseerde besluitvorming en profilering.
Microconsult/Mentorplus heeft een procedure opgesteld voor het geval een betrokkene verzoekt om één van de aan hem/haar toekomende rechten uit te oefenen:
De betrokkenen kunnen een verzoek tot uitoefening van één van bovengenoemde rechten indienen door een e-mail te versturen naar info@microconsult.nl/info@mentorplus.io. Binnen 5 werkdagen wordt via de e-mail gereageerd en wordt het betreffende toestemmingformulier per e-mail verstuurd naar de betrokkene. Na ontvangst van een volledig ingevuld en ondertekend formulier, zal Microconsult/Mentorplus voldoen aan het verzoek van de betrokkene mits het verzoek wettelijk is toegestaan.
Klachtenregeling
De betrokkenen kunnen een klacht over de naleving van dit reglement indienen door een e-mail te versturen naar info@microconsult.nl /info@mentorplus.io. Binnen 5 werkdagen wordt via de e-mail gereageerd. Indien u niet tevreden bent met de afhandeling van de klacht, kunt u een procedure starten bij de rechtbank of een verzoek indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in het geschil met ons
Tot slot
Deze verklaring is alleen van toepassing op de dienstverlening van Microconsult/Mentorplus. Microconsult/Mentorplus kan deze privacyverklaring aanpassen. Wijzigingen zullen op de website worden gepubliceerd.
Heeft u nog vragen? Neem dan gerust contact met ons op! Microconsult/Mentorplus
